El punto de partida
Tres locales, cada uno con su propia hoja de cálculo. Una cuarta hoja intentaba consolidarlo todo y nunca cuadraba.
Nadie sabía el stock real hasta hacer inventario físico. Se compraba de más de lo que sobraba y se quedaban sin lo que se vendía.
Antes de programar
La primera etapa fue mapear el proceso real, no el que decía el manual. Ahí aparecieron dos cosas que nadie había puesto por escrito: cómo se registraban los traslados entre locales y quién autorizaba los ajustes de stock.
Sin resolver eso, ningún sistema habría funcionado.
Qué construimos
Un sistema web con una sola base de datos para los tres locales:
- Stock en tiempo real por local y consolidado
- Registro de entradas, salidas y traslados
- Alertas cuando un producto baja del mínimo
- Usuarios con permisos: el encargado de local no ve los costos
- Reportes de rotación y valorización, exportables a Excel
Cómo se entregó
Por módulos, uno cada tres semanas. Primero el registro de stock, luego los traslados, después los reportes.
Eso permitió que el equipo se acostumbrara poco a poco en vez de enfrentarse a un sistema entero de golpe. También hizo que los ajustes salieran baratos: se corregían sobre un módulo, no sobre todo el sistema.
Resultado
Los quiebres de stock desaparecieron y los reportes que antes tomaban una mañana salen al instante.